Відповідно до вимог Гаазької Конвенції, підписаної 5 жовтня 1961 року, всі країни-учасниці цієї Конвенції повинні виконувати певні вимоги щодо оформлення документів, виданих як в Україні, так і за її межами.

Залежно від країни подання документів, засвідчення документа може потребувати консульської легалізації або проставляння апостилю.

Суть питання полягає у тому, що для надання документа, виданого на території України або українськими установами на території іншої країни-учасниці Конвенції, документи повинні пройти процедуру апостилювання або проставляння апостилю на документі, виданому в Україні. І навпаки, для надання в Україні документа, виданого у країні-учасниці Гаазької Конвенції, на документі повинен бути проставлений апостиль у країні видачі такого документа.

Проставляння апостилю або апостилювання документа в Україні - це процедура додаткового контролю та підтвердження документа. Так, для представлення в Україні досить надати документ таким, як він є - з підписом особи або декількох осіб, які видали довідку про несудимість, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу, довіреність, атестат, диплом, виписку із вказівкою навчальних дисциплін і набраних балів або отриманих оцінок тощо.

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України „Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” від 18 січня 2003 року №61, апостиль проставляється:

Міністерством освіти і науки, молоді та спорту України – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

До таких документів відносяться: дипломи про освіту, сертифікати про присвоєння вчених звань, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;

Міністерством юстиції України – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.

До таких документів відносяться: свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки. (м. Київ, вул. Марини Раскової, 15,  вул.. Артема,73)

Міністерством закордонних справ України – на всіх інших видах документів (м. Київ, вул. Велика Житомирська 2)

Процедура проставлення апостиля на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами, затвердженими Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року №237/803/151/5.

Апостиль проставляється:

 на документах, які виходять від органів судової влади України;

 на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;

 на адміністративних документах;

 на документах про освіту та вчені звання;

 на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;

 на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Апостиль не проставляється:

 оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи;

 оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.

Для проставлення апостиля необхідно подати:

-оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

-документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;

- заяву від особи, яка подає такі документи.

 Оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється шляхом перерахування коштів через банки, відділення поштового зв’язку або програмно-технічні комплекси самообслуговування (у разі наявності).

У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:

     документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

     текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

     документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;

     у документі є незастережені виправлення або дописки;

     до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;

     компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Термін розгляду документів для проставлення апостиля – до 5 робочих днів.

Термін розгляду документів може бути продовжено до 20 робочих днів у разі необхідності отримання додаткової інформації для вирішення питання проставлення апостиля, про що співробітник відділу повідомить заявника під час прийому документів.

Згідно з Наказом МЗС "Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля" №253 від 22 грудня 2003 року, зареєстрованого Міністерством юстиції України за №1211/8532 від 24.12.2003 року, плата за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав становить, для:

   - громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51,00 гривня);

   - юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85,00 гр.).

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, віднесені до 1-ої і 2-ої категорій потерпілих внаслідок Чорнобильської катастрофи та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Слід зазначити, що для проставляння апостиля документи, видані районними та міськими відділами державної реєстрації актів цивільного стану, попередньо можуть бути засвідчені в головному управлінні юстиції. Так, перед проставлянням апостилю на свідоцтвах про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені та витягах з Реєстру, відділ ДРАЦС головного управління юстиції зі зворотної сторони документа проставляє спеціальний штамп, засвідчений підписом працівника та гербовою печаткою. Таким способом, працівник головного управління юстиції засвідчує підпис керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який видав документ та його достовірність. В цьому випадку термін проставлення апостиля до 5 робочих днів.

Проте, відсутність відмітки головного територіального управління юстиції на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану не є перешкодою в проставленні апостиля. В цьому випадку термін розгляду документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, поданих для проставлення апостиля, на яких відсутня відмітка головних територіальних управлінь юстиції в областях, місті Києві про засвідчення, - двадцять робочих днів.